Warum ist es wichtig, eine Abwesenheit zu kommunizieren?
Abwesenheitsmeldungen sind von erheblicher Bedeutung, da Sie damit Ihre Abwesenheit klar kommunizieren und somit Unklarheiten und potenzielle Verwirrungen verhindern. Sie zeigen damit auch Respekt gegenüber denen, die versuchen, Sie zu kontaktieren, und ermöglichen es diesen so, angemessen zu reagieren – sei es durch das Verschieben von Terminen, das Einbeziehen einer Vertretung oder einfach durch die Kenntnisnahme davon, dass Ihre Antwort etwas länger dauern kann.
In welchen Fällen brauchen Sie eigentlich eine Abwesenheitsnotiz?
Abwesenheitsmeldungen sind in verschiedenen Situationen relevant. Während den Ferien, sei es ein langer geplanter Ausflug oder nur ein paar freie Tage, ist es ratsam, eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen. Ebenso während Geschäftsreisen, um zu signalisieren, dass Sie gerade nicht im Büro sind, und auch bei Krankheit oder persönlichen Angelegenheiten, um darauf hinzuweisen, dass Sie möglicherweise nicht antworten können. Sogar an Feiertagen ist es angebracht, eine kurze Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen, um alle darüber zu informieren, dass Sie Ihre wohlverdiente Auszeit geniessen – immerhin ist es gut möglich, dass Ihr Feiertag bei der Kundin oder dem Kunden ein ganz normaler Arbeitstag ist; eine solche Abwesenheitsmeldung ist also gerade im internationalen Geschäft sinnvoll. Apropos internationales Geschäft: Es ist immer sinnvoll, die Abwesenheitsnotiz zusätzlich zur deutschen Fassung auch in Englisch anzubieten – so erreichen Sie auch Ihre fremdsprachigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner. Nicht zuletzt sollte nach Möglichkeit immer eine weitere Person Zugriff auf Ihre Accounteinstellungen haben, um eine entsprechende Notiz für Sie einzurichten, falls Sie selbst es nicht tun können.
Dos und Don’ts – was sollte in einer Abwesenheitsnotiz enthalten sein, was nicht?
Eine effektive Abwesenheitsmeldung sollte klar kommunizieren, dass Sie – na klar – abwesend sind. Ob Sie den Grund nennen oder nicht, ist Ihnen überlassen. Nicht alle Gründe sollten kommuniziert werden oder gehen die Empfängerin oder den Empfänger etwas an. Sind Sie an einer Grippe erkrankt? Gute Besserung! Für die Adressatin oder den Adressaten reicht jedoch der Hinweis, dass Sie in dieser Woche nicht zu erreichen sind und wann Sie voraussichtlich zurück sein werden, damit sich die lesende Person darauf einstellen kann, Sie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren. Darüber hinaus ist es ratsam, eine Kontaktperson oder alternative Kontaktmöglichkeiten für dringende Angelegenheiten anzugeben. Die Nachricht sollte freundlich und professionell formuliert sein und eine höfliche Abschiedsformel enthalten. Dies ermöglicht es den Empfängerinnen und Empfängern, die notwendigen Massnahmen zu ergreifen und ihre Erwartungen zu managen. Ausserdem wichtig: Teilen Sie Ihren Adressatinnen und Adressaten in Ihrer Abwesenheitsmeldung mit, ob ihre Nachricht während Ihrer Abwesenheit weitergeleitet und bearbeitet wird oder ob sie bis zu Ihrer Rückkehr ungelesen im Postfach verbleibt – so kann die Person selbst entscheiden, ob weitere Schritte notwendig sind.
In einer professionellen Abwesenheitsnotiz haben persönliche Details, ein Zuviel an Informationen oder ein zu informeller Ton keinen Platz. Negative Formulierungen, vertrauliche Informationen oder Details, die nicht für alle Empfängerinnen und Empfänger bestimmt sind, gehören ebenfalls nicht in eine solche Mitteilung. Es ist wichtig, die Nachricht sachlich und professionell zu halten, ohne zu informell oder zu persönlich zu werden. Die meisten Firmen verfügen über eine einheitliche Abwesenheitsnotiz, auf die Sie im Falle des Falles zurückgreifen sollten.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für eine gute Abwesenheitsnotiz:
Betreff: Abwesenheitsmeldung: Ferien
Sehr geehrte Damen und Herren
Ich befinde mich derzeit in den Ferien und werde bis zum [Rückkehrdatum] nicht erreichbar sein. Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen, Herrn [Mustermann], unter [E-Mail von Herrn Mustermann]. Ich freue mich darauf, nach meiner Rückkehr wieder für Sie da zu sein.
Diese Nachricht wird während meiner Abwesenheit nicht weitergeleitet oder bearbeitet.
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
Betreff: Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin [voraussichtlich] erst am [Rückkehrdatum] wieder erreichbar. Dann werde ich mich gern direkt bei Ihnen melden. Bis dahin wird Ihre Nachricht nicht bearbeitet oder weitergeleitet. Sollten Sie ein dringendes Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen, Herrn [Mustermann], unter [E-Mail-Adresse von Herrn Mustermann].
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
Betreff: Abwesenheit während Feiertagen
Sehr geehrte Damen und Herren
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin über die Osterfeiertage vom [Datum] bis zum [Datum] nicht erreichbar. Ab dem [Rückkehrdatum] bin ich wieder für Sie da und beantworte gern Ihre E-Mail. Bis dahin wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet oder bearbeitet. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte Frau [Musterfrau] unter [E-Mail-Adresse von Frau Musterfrau].
Ich wünsche Ihnen erholsame Feiertage.
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
Sie sehen: Alles Wichtige ist in den oben angeführten Beispielen enthalten. Sie kommunizieren, dass Sie weg sind, und zwar bis zu einem bestimmten Datum. Ihre Vertretung ist benannt, ausserdem der Umstand, dass die Mail nicht weitergeleitet wird. Die oder der Schreibende hat nun die Möglichkeit, dies zur Kenntnis zu nehmen und entsprechend zu reagieren.
Sie wollen wissen, wie Sie es nicht machen sollten? Schauen Sie einmal hier:
Betreff: Abwesend
Hallo
Bin nicht im Büro. Aktuell keine Zeit, E-Mails zu checken.
Ciao
[Ihr Name]
Betreff: Abwesend
Guten Tag
Ich bin momentan nicht zu erreichen. Melde mich.
Grüsse
[Ihr Name]
Sehen Sie das Problem? Natürlich. Die Empfängerinnen oder Empfänger der beiden Abwesenheitsnotizen werden in keiner Form informiert und sind nach dem Lesen dieser E-Mail im Grunde genauso schlau wie davor. Sie wissen nicht, wann Sie wiederkommen, haben keine Ahnung, ob die Mail an jemand anderen weitergeleitet wird, und im Grossen und Ganzen wurden die Schreibenden unfreundlich abgefertigt. Kein guter Weg, Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, Kundinnen und Kunden zu binden!
Je nach Branche, in der Sie arbeiten, dürfen Sie auch ruhig ein bisschen humorvoll an die Sache herangehen:
Betreff: Zeit für Kreativpause!
Hallo
Danke für Ihre E-Mail! Ich bin derzeit nicht im Büro, sondern auf der Suche nach Inspiration in den tiefen Wäldern der Kreativität. Ich werde mich mit frischen Ideen und neuem Schwung bis zum [Rückkehrdatum] bei Ihnen zurückmelden, um Ihre Anfragen zu beantworten – Ihre Anfrage wird bis dahin nicht weitergeleitet.
Herzliche Grüsse
[Ihr Name]
Betreff: Zeit für Erholung!
Hallo
Vielen Dank für Ihre Nachricht! Derzeit befinde ich mich nicht im Büro, sondern geniesse eine wohlverdiente Auszeit, um frische Energie zu tanken. Während meiner Abwesenheit werde ich nicht auf meine E-Mails zugreifen. Ich freue mich darauf, mit neuem Tatendrang am [Rückkehrdatum] zurückzukehren, um alle Ihre Anfragen zu bearbeiten.
Für dringende Angelegenheiten steht Ihnen Frau [Musterfrau] (E-Mail-Adresse von Frau Musterfrau) zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Beste Grüsse
[Ihr Name]
Sie sehen: Auch mit ein bisschen Humor können Sie alle nötigen Informationen an die Frau oder den Mann bringen – Sie sind abwesend, Sie kommen wieder, und zwar zu einem bestimmten Termin, dann werden Sie sich melden. Wunderbar. Wie viel Witz Sie Ihren Empfängerinnen und Empfängern zutrauen oder zumuten möchten, ist eine individuelle Entscheidung, die Ihnen niemand abnehmen kann. Aber auch hier gilt: Weniger ist manchmal mehr! Denn Sie haben nur eine Abwesenheitsnotiz, die für alle gilt und nicht individualisiert wird.
Fazit: Mit Abwesenheitsnotizen können Sie Ihre Abwesenheit effektiv kommunizieren und dabei gleichzeitig einen guten Eindruck hinterlassen. Die Wahl der richtigen Worte ist entscheidend, um die Empfängerinnen und Empfänger zu informieren und ihnen vielleicht sogar ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern. In jedem Fall wissen sie auf diesem Wege stets, woran sie ist, und Sie helfen ihnen, die eigene Arbeit zu organisieren. Und das allein ist doch schon ein Lächeln wert, nicht wahr?
