Pourquoi est-il important de communiquer vos absences du bureau ?
Si les messages d’absence sont si importants, c’est qu’ils vous permettent de signaler clairement votre absence dans le but d’éviter toute confusion et tout malentendu. Ils témoignent par ailleurs de votre respect à l’égard des personnes qui essaient de vous contacter, leur permettant de réagir en conséquence en reportant un rendez-vous, en faisant appel à votre remplaçant·e ou, tout simplement, en notant que votre réponse va se faire un peu attendre.
Quels sont les cas nécessitant un message d’absence ?
Un message d’absence se révèle indispensable dans différentes situations. Vous devez en configurer un lors de vos congés, d’une part, qu’il s’agisse de longues vacances ou de quelques jours de libre. Il convient d’autre part d’en préparer un pour vos déplacements professionnels, mais aussi les cas de maladie ou d’absence pour raisons personnelles. Car en signalant que vous n’êtes pas au bureau, vous indiquez à vos contacts qu’actuellement, vous ne pouvez potentiellement pas répondre à leur message. Même durant les jours fériés, il est recommandé de laisser un petit mot d’absence pour informer vos contacts que vous vous accordez un repos bien mérité, car il se peut qu’un jour chômé dans votre pays (ou canton) soit un jour ouvrable ailleurs. Le message d’absence est alors particulièrement utile dans le cadre d’échanges internationaux. Et en parlant d’échanges internationaux, ajoutons qu’il est toujours utile de rédiger un message d’absence non seulement en français, mais également en anglais pour qu’il soit également compris de vos contacts non francophones. Enfin, il est préférable que quelqu’un d’autre ait accès aux paramètres de votre compte afin de générer, en cas de besoin, un message lorsque, pour une raison quelconque, vous n’êtes pas en mesure de le faire vous-même.
Ce que doivent contenir (ou non) les messages d’absence
Un message d’absence efficace doit indiquer clairement que vous êtes absent·e de votre poste de travail, cela va de soi. :-) Libre à vous de préciser ou non la raison de cette absence. Certains motifs n’ont pas à être communiqués, ou ne concernent pas vos contacts professionnels. Vous avez contracté la grippe ? Bon rétablissement ! Mais il suffit d’indiquer à vos interlocutrices et interlocuteurs que vous n’êtes pas joignable cette semaine et que votre retour est prévu pour tel ou tel jour, de façon qu’ils sachent qu’il leur faudra éventuellement vous recontacter à une date ultérieure. Par ailleurs, pour les dossiers urgents, il est utile d’indiquer une personne à contacter durant votre absence ou, éventuellement, un autre moyen de contact que votre adresse mail professionnelle. Bien sûr, le message doit être rédigé de façon courtoise et professionnelle et se terminer sur une formule de politesse adaptée. Cela permet à vos destinataires de savoir à quoi s’attendre et de prendre les mesures qui s’imposent. Autre point important d’un message d’absence : indiquer à vos destinataires si leur e-mail sera transmis et pris en charge en votre absence ou s’il restera dans votre boîte aux lettres sans être lu jusqu’à votre retour, pour leur permettre de décider d’entreprendre d’autres démarches si nécessaire.
Un message d’absence professionnel ne doit pas contenir de détails personnels ni une surcharge d’informations, et son ton ne doit pas être trop informel. Autres éléments à bannir : les formulations négatives, les informations confidentielles ou les détails n’étant pas destinés à l’ensemble de vos interlocutrices et interlocuteurs. Veillez à rédiger un message factuel et professionnel en évitant un ton trop informel ou trop personnel. Astuce : la plupart des entreprises disposent d’un modèle de message d’absence standard que vous pourrez utiliser en cas de besoin.
Voici quelques exemples de messages d’absence appropriés :
Objet : Message d’absence pour congés
Madame, Monsieur,
Actuellement en congés, je suis injoignable jusqu’au [date de retour]. En cas d’urgence, merci de vous adresser à mon/ma collègue [titre de civilité + nom de famille] à l’adresse [e-mail de la personne en question]. Je me tiendrai à nouveau à votre entière disposition dès mon retour.
Merci de noter que, durant mon absence, votre message ne sera ni transféré ni traité.
Meilleures salutations,
[votre nom]
Objet : Absence du bureau
Madame, Monsieur,
Merci pour votre message. Je suis actuellement indisponible et serai [probablement] à nouveau joignable à partir du [date de retour]. Je me ferai un plaisir de vous contacter dès mon retour. D’ici là, votre message ne sera ni traité ni transmis. En cas d’urgence, merci de vous adresser à mon/ma collègue [titre de civilité + nom de famille] à l’adresse [e-mail de la personne en question].
Meilleures salutations,
[votre nom]
Objet : Absence durant les jours fériés
Madame, Monsieur,
Merci pour votre message. À l’occasion des congés de Pâques, je serai injoignable du [date] au [date]. Je me ferai un plaisir de vous répondre dès mon retour, le [date de retour]. D’ici là, votre message ne sera ni traité ni transféré. En cas d’urgence, merci de vous adresser à mon/ma collègue [titre de civilité + nom de famille] à l’adresse [e-mail de la personne en question].
Je vous souhaite de passer d’agréables jours fériés.
Meilleures salutations,
[votre nom]
Comme vous pouvez le constater, les exemples ci-dessus contiennent tous les éléments importants. Ils indiquent que vous êtes absent·e jusqu’à une date donnée, désignent votre remplaçant·e, ainsi que le fait que l’e-mail envoyé ne sera pas transféré. En donnant ainsi toutes les informations requises à vos contacts, de tels messages leur permettent de prendre les mesures qui s’imposent.
Vous souhaitez au contraire savoir ce qu’il ne faut pas faire ? En voici quelques exemples :
Objet : Absence
Salut,
Absent·e du bureau, je n’ai pas le temps de consulter mes mails actuellement.
À la prochaine !
[votre nom]
Objet : Absence
Bonjour,
Je ne suis pas joignable pour le moment. Je vous réponds dès que possible.
À très vite,
[votre nom]
Vous voyez bien sûr ce qui pose problème. Les destinataires de ces deux messages d’absence n’y trouvent aucune information concrète et ne sont donc pas plus avancé·e·s une fois en avoir pris connaissance. Quand serez-vous de retour ? Leur mail sera-t-il traité par quelqu’un d’autre pendant votre absence ? Autant de questions sans réponse. Et ne parlons pas du ton désinvolte de ces messages… Ce n’est pas ainsi que l’on fidélise ses contacts ni sa clientèle !
Si votre secteur professionnel le permet, vous pouvez toutefois, pourquoi pas, faire une pointe d’humour :
Objet : Besoin urgent d’une pause créative
Bonjour,
Merci pour votre e-mail. Je ne suis actuellement pas au bureau, mais en immersion dans la jungle touffue de la créativité, à la recherche d’inspiration. À mon retour, le [date de retour], je reviendrai vers vous avec enthousiasme et une foule de nouvelles idées pour répondre à vos questions. D’ici là, veuillez noter que votre message ne sera pas transféré à mes collègues.
Bien cordialement,
[votre nom]
Objet : Besoin de lever le pied
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis actuellement absent·e du bureau pour recharger mes batteries, intensément sollicitées ces derniers temps. Je ne pourrai pas consulter mes e-mails durant mon absence. Mais à mon retour, le [date de retour], je me ferai un plaisir de vous recontacter pour reprendre avec un nouvel élan nos dossiers en cours.
Pour toute affaire urgente, Monsieur/Madame [Untel] (e-mail de la personne en question) se tient d’ici là à votre disposition.
Merci de votre compréhension.
Meilleures salutations,
[votre nom]
Ces exemples illustrent diverses possibilités d’ajouter un zeste d’humour aux informations dont votre destinataire a besoin : vous êtes absent·e ; vous allez revenir ; et ce à une date donnée ; puis vous lui répondrez à ce moment-là. Parfait. Naturellement, à vous de voir quel niveau d’humour vos destinataires sont en mesure d’accepter et d’apprécier. Mais comme souvent, la maxime « less is more » peut être de bon conseil. Car l’ensemble de vos destinataires recevra le même message, pas de sur-mesure possible ici.
Conclusion : un message d’absence vous permet non seulement de communiquer efficacement votre indisponibilité, mais aussi de faire bonne impression sur vos contacts. Il est essentiel de choisir les bons termes pour les informer, et peut-être même les faire sourire. Quoi qu’il en soit, vos destinataires sauront ainsi à quoi s’en tenir, et vous les aiderez dans l’organisation de leur travail. Et cela vaut bien un sourire, non ?
