Conseil no 1 : utilisez un langage simple et clair
Il est impossible de convaincre si nous ne nous faisons pas comprendre. Notre premier conseil est donc : évitez les longues phrases alambiquées et présentez les chiffres dans des tableaux et graphiques. Des phrases à la structure simple retiennent l’attention de vos lectrices et lecteurs. Un point important à ce sujet : utilisez la forme active et privilégiez les verbes. Un exemple :
Écrivez « Le cours des actions a augmenté de 3 %. »
plutôt que
« Avec une augmentation de 3 %, l’évolution du cours des actions a pris une tournure positive. »
Conseil no 2 : faites monter le suspense
Ce qui compte le plus, c’est votre histoire ! Nous vous recommandons de faire monter le suspense et de créer des émotions avec votre rapport de gestion. Votre arriverez alors à captiver votre public cible. Mais comment construit-on une bonne histoire ?
Toute bonne histoire qui se respecte met en scène une héroïne ou un héros ainsi qu’une ou un antagoniste. Le fondateur ou PDG de l’entreprise peut endosser le rôle du héros. Mais qu’en est-il de l’antagoniste ? En règle générale, il s’agit d’une mauvaise personne ou chose contre laquelle on se bat. Racontez alors votre histoire en intégrant les personnes de votre société et montrez votre courage face à l’antagoniste (qui peut être représenté par vos concurrents ou une malencontreuse situation), la force avec laquelle vous vous êtes battus. Votre lectorat s’identifiera à l’héroïne ou au héros, et se réjouira ainsi des actions entreprises pour aboutir à une fin heureuse.
Conseil no 3 : choisissez une devise
Quel fil rouge suivez-vous ? Les rapports de gestion élaborés en fonction d’un thème principal adapté à l’entreprise sont particulièrement agréables à lire. À l’instar d’une devise, un fil rouge doit se faire ressentir de la couverture à la réalisation graphique en passant par l’histoire que l’on choisit de raconter. Vous pourrez ainsi vous démarquer !
Conseil no 4 : planifiez, voilà la règle d’or
On dit que le monde appartient à ceux qui se lèvent tôt. Afin de réaliser son objectif final, convaincre le lectorat, il faut commencer la planification du rapport à l’avance et convenir des délais avec toutes les parties impliquées (la rédaction, le prestataire de services linguistiques, l’agence de graphisme, l’imprimerie, la direction, etc.) Si cette collaboration est bien coordonnée, tous les rouages s’imbriquent parfaitement. Une gestion de projet consciencieuse est un précieux atout dans ce cadre.
Conseil no 5 : recourez à la technologie de manière astucieuse
Notre cinquième conseil est le suivant : misez sur les outils numériques. À l’heure actuelle, il existe une myriade de possibilités de réduire les sources d’erreur, d’optimiser les flux de travail, d’économiser du temps et de l’argent ainsi que de s’épargner du stress. Parmi ces options, on peut citer les interfaces automatisées reliant l’outil de rédaction aux équipes de traduction ainsi que la traduction automatique et la post-édition. Faites-vous conseiller par des professionnel·le·s !
Conseil no 6 : faites appel à un partenaire
Devoir rédiger un rapport de gestion en plus des affaires quotidiennes, cela peut pousser une équipe dans ses retranchements. Faites alors monter à bord des partenaires disposant du savoir-faire nécessaire, afin qu’ils vous épaulent et vous déchargent. Cela peut aussi concerner la mise en œuvre et le respect de normes et directives telles que Swiss GAAP RPC, IFRS, US GAAP, etc.
Autre avantage : il est souvent plus facile pour des personnes externes de mettre en scène et sous les projecteurs des services, produits ou événements. De par leur non appartenance à l’entreprise, elles ne sont pas « aveugles » face aux problèmes régnant dans le domaine et savent également mettre en avant les valeurs ajoutées qu’on y trouve mais qui paraissent peut-être évidentes aux personnes internes.
