Zeitmanagement für freiberuflich Tätige

Produktivität ist eine Art Fetisch unserer Zeit. Das Internet ist voll von Tipps und Tricks zum Zeitmanagement, und die Liste der Listicles zum Thema ist schier endlos. Wir haben sie alle gelesen und ausprobiert (ehrlich!). Hier eine Auswahl, die besonders für Freelancerinnen und Freelancer interessant sein dürfte.

Mann sitzt am Arbeitsplatz und ist mit Notizen zugeklebt

Sei es durch Deadlines, familiäre Verpflichtungen oder die Tatsache, dass wir zwischendurch auch mal etwas schlafen sollten: Die Ressource Zeit ist beschränkt und es scheint geradezu ein Naturgesetz zu sein, dass es immer mehr zu tun gibt, als man erledigen kann. Nun kann man sich selbst Vorwürfe machen, weil man nie alles schafft – oder diese Tatsache akzeptieren und darangehen, die Arbeit zu strukturieren und zu priorisieren. Damit man wenigstens bei den wichtigen und den dringenden Aufgaben nicht die Kontrolle verliert.

Auf der Suche nach der verlorenen Zeit

Bevor ihr euch daranmacht, euer Zeitmanagement zu verbessern, wollt ihr vielleicht eine genauere Vorstellung davon bekommen, wo eure Zeit eigentlich hingeht. Dafür bietet sich das Führen eines Zeittagebuchs an: Wir notieren uns eine Woche lang genau, was wir tun und wieviel Zeit wir darauf verwenden – zum Beispiel in einer Excel-Tabelle.

Excel-Tabelle mit einem Zeitplan

Mithilfe der Spalte «Kategorie» lassen sich die Einträge sinnvoll filtern und man sieht sofort, wie lange man an einem Tag produktiv gearbeitet und wieviel Zeit man mit – ohne Zweifel ebenso sinnvollen – anderen Dingen verbracht hat.

→ Pro-Tipp: Mit Strg+Umschalt+ fügt Excel die aktuelle Uhrzeit ein.

Am Ende der Woche habt ihr einen guten Überblick über euren Umgang mit der Ressource Zeit. Da es sich dabei jedoch nur um einen Ausschnitt handelt – 1 Woche von 52 im Jahr –, gibt es sicher noch andere Aufgaben, die auf eurer To-Do-Liste stehen und denen ihr euch in dieser Woche nicht widmen konntet. Und da wir gerade davon sprechen …

To-Do-Listen: gehasst – und doch unverzichtbar

Aufgabenlisten sind uns nicht wahnsinnig sympathisch, weil sie uns zeigen, was wir alles noch erledigen sollten. Wenn To-Do-Listen immer länger und nie kürzer werden, können sie ein ganz schöner Stressfaktor sein. Dennoch leuchtet die Idee, sich Dinge aufzuschreiben, die man noch erledigen will, sofort ein. Wer kann schon alles im Kopf behalten und sich im richtigen Moment daran erinnern? Wohl die wenigsten. Doch worauf muss man beim Verwenden einer To-Do-Liste achten? Hier ein paar Tipps – ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

  1. Kleine und konkrete Aufgaben formulieren, grössere in Teilschritte zerlegen
  2. Planen, wann man die Aufgaben erledigen will
  3. Zwischen den Aufgaben Pufferzeiten einbauen
  4. Was weniger als zwei Minuten dauert, sofort erledigen
  5. Abends den nächsten Tag planen (dafür zehn Minuten einplanen!)

Einer, der den To-Do-Listen kritisch begegnet, ist der Arbeitspsychologe Tony Crabbe. Er warnt davor, dass diese Listen uns dazu verführen, uns nur um Mikroaufgaben zu kümmern, und dass dadurch der Blick für die grossen Themen verloren geht. Aber immerhin: «To-do-Listen leisten dann einen Beitrag zu einem erfüllten Leben, wenn wir darin Dinge festhalten, die wir aus dem Kopf bekommen wollen, um sie zu einem dafür reservierten Zeitpunkt abzuarbeiten.» Damit weist Crabbe auf einen entscheidenden Punkt hin: Zu jeder Aufgabe ist ein Zeitpunkt zu planen, an dem wir sie erledigen wollen.

Planen und priorisieren

Sind die Aufgaben formuliert, geht es darum, ihre Erledigung zu planen – zum Beispiel in einem Outlook-Kalender. Überlegt euch zuerst, wie gross der Zeitaufwand für eine bestimmte Aufgabe ist. Seid dabei eher grosszügig, denn meist unterschätzt man die benötigte Zeit. Zudem ist es gut, auch Zeit für Unvorhergesehenes und Verzögerungen einzuplanen. Und natürlich für Pausen. Dazu gleich mehr.

Beim Planen kann man Rücksicht auf den eigenen Biorhythmus nehmen. Morgenmuffel fangen vielleicht mit weniger denkintensiven Aufgaben an und planen grössere und/oder unangenehme Pflichten für den späteren Vormittag oder den Nachmittag ein, Frühaufsteher machen es umgekehrt.

Pausen machen produktiv

Ihr wisst es, wir wissen es: Pausen sind wichtig, gerade auch in stressigen Zeiten. Das Gehirn arbeitet besser, wenn man nicht ständig mit Vollgas unterwegs ist, sondern auch ab und zu den Fuss vom Gaspedal nimmt. «Wir sollten Arbeit und Ruhepausen als gleichrangig betrachten», sagt Alex Soojung-Kim Pang, Autor des Buchs Pause. Tue weniger, erreiche mehr. Das Gehirn brauche Ruhezeiten, um Informationen zu verarbeiten, einzuordnen und neue Zusammenhänge herzustellen: «Eine richtig gestaltete Pause macht uns kreativer und produktiver.»

Eine Methode, die mit häufigen Pausen arbeitet, ist die Pomodoro-Technik. Die von Francesco Cirillo entwickelte Methode verwendet einen Wecker – Cirillo verwendete ursprünglich einen Küchenwecker in Form einer Tomate – um die Arbeit in 25-minütige Abschnitte, sogenannte «Pomodori», aufzuteilen. Die Anweisung ist ganz einfach:

  1. Die Aufgabe schriftlich formulieren.
  2. Den Timer auf 25 Minuten stellen.
  3. An der Aufgabe arbeiten, bis der Timer klingelt, dann ein X auf einen Zettel schreiben (um die Pomodori zu zählen).
  4. Eine kurze Pause einlegen (5 Minuten).
  5. Den nächsten Pomodoro starten.
  6. Nach vier Pomodori (2 Stunden) eine längere Pause einlegen (15–20 Minuten).

Die Arbeitsmedizin sagt uns, dass viele kurze Pausen die grösste Wirkung haben und erholsamer sind als wenige lange. Und warum gerade 25 Minuten? «Normalerweise kann man es sich leisten, einen Anruf oder eine E-Mail erst in 25 Minuten zu beantworten», erläutert Cirillo. In diesen 25 Minuten kann man sich voll auf seine Aufgabe konzentrieren. Dieser Fokus sorgt zusammen mit den regelmässigen Pausen dafür, dass wir produktiver werden.

Eine Rolle spielt aber auch, wie und wo wir die Pausen verbringen. Eine Pause mit Kontrastprogramm ist erholsamer als eine am Arbeitsplatz. Geht in einen anderen Raum oder noch besser kurz an die frische Luft. Am besten lasst ihr euer Smartphone auf dem Schreibtisch zurück, um mal eine Weile nicht auf einen Bildschirm zu schauen. Und wenn ihr in dieser Zeit euer Büro durchlüftet, kehrt ihr nach der Pause umso erholter und erfrischter an den Arbeitsplatz zurück.

Lohnt sich der ganze Aufwand?

Kreative leben oft nach dem Motto: «Nur Idioten stellen Pläne auf, Genies beherrschen das Chaos.» Das mag sein. Gerade kreativ tätige Menschen profitieren aber auch von einer strukturierten, geordneten Arbeitsumgebung, die durch ihre Aufgeräumtheit der Kreativität mehr Raum gibt. Am Ende muss man es jedoch selbst ausprobieren: Schaut mal, welche Tools und Methoden es gibt, wählt ein oder zwei davon aus und testet, wie sie sich in eurem Arbeitsalltag bewähren. Das Sichten und Evaluieren verlangt einen gewissen Aufwand, doch wenn ihr dafür auf lange Sicht weniger Stress habt und mehr leisten könnt, ist das ein Vorteil nicht nur für euer seelisches Wohlbefinden, sondern auch für den Erfolg eures Freelance-Unternehmens.

Nützliche Links

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