La colonne "Catégorie" permet de filtrer les entrées de manière claire, et ainsi de voir immédiatement le temps réellement passé à travailler de manière productive, en le distinguant de celui utilisé pour d’autres choses - très certainement tout aussi pertinentes.
→ Conseil de pro: Dans Excel, presser Ctrl-Maj pour insérer l'heure actualisée.
Au bout d’une semaine, vous aurez un excellent aperçu de la manière dont vous avez géré votre ressource «Temps». Mais une seule semaine - sur les 52 que compte l’année - ne présentant, par définition, qu’un échantillon assez limité, votre liste de choses à faire a forcément omis une foultitude d’autres tâches que vous n’avez pas eu la possibilité de réaliser dans cette seule semaine-test. Et c’est précisément le prochain point que nous allons aborder...
Les «listes de choses à faire»: on les déteste - mais elles sont incontournables
Les listes de tâches ne nous sont pas follement sympathiques, parce qu’elles nous mettent sous les yeux tout ce que nous n’avons pas encore réussi à finir. Et lorsqu’elles deviennent de plus en plus longues au lieu de raccourcir, elles peuvent même se transformer en un superbe facteur de stress. Et pourtant: l’idée de noter les choses à faire s’impose d’emblée comme une évidence. Qui peut absolument tout garder en tête, et s’en souvenir au bon moment? Très peu d’entre nous, c’est certain. Alors, à quoi faut-il faire attention au moment de dresser une liste de ce genre? Nous vous livrons quelques astuces - sans prétendre, bien sûr, à l’exhaustivité:
- Formuler des tâches réduites et concrètes, et décomposer les plus importantes en étapes distinctes
- Planifier le moment où l'on veut les réaliser
- Insérer des «pauses-respiration» entre chaque tâche
- Faire immédiatement ce qui prend moins de deux minutes
- Le soir, planifier le jour suivant (prévoir dix minutes pour cela !)
Tony Crabbe est psychologue du travail... Et pourtant, plutôt critique sur le sujet. Selon lui, les «listes de choses à faire» ont tendance à nous pousser à ne nous focaliser que sur les micro-tâches, et à nous faire par conséquent perdre de vue les thématiques d’ensemble. Mais il leur reconnaît au moins un mérite: "Les listes de choses peuvent nous aider à équilibrer notre vie lorsque nous y notons les choses que nous voulons sortir de notre esprit pour les traiter à un moment réservé à cet effet.» Ce faisant, il met le doigt sur un point essentiel: La nécessité de planifier pour chaque tâche le moment où l’on choisit de la réaliser.
Planifier et établir des priorités
Une fois que l’on a formulé sa liste de tâches, encore faut-il planifier leur exécution - dans un calendrier Outlook, par exemple. Pour cela, il convient de commencer par déterminer le temps que l’on entend consacrer à chacune d’elles. Prévoyez large! Car on sous-estime presque toujours le temps réellement nécessaire. Et il est toujours judicieux de prévoir aussi une marge pour les imprévus et les retards. Ainsi que pour les pauses, bien évidemment. Mais nous y reviendrons plus loin.
Dans cette phase de planification, on peut aussi intégrer ses propres biorythmes. Ainsi, les personnes qui ne sont pas du matin préfèreront peut-être commencer la journée avec des tâches qui demandent moins de concentration, et garder les plus importantes - ou les moins agréables - pour la fin de l’après-midi ou la soirée. Et inversement pour les lève-tôt.
Se reposer permet d’être plus productif
Vous le savez bien, nous le savons tous: Les pauses sont importantes, surtout en période de stress. Le cerveau fonctionne mieux si l'on ne roule pas constamment à plein régime et qu’on enlève le pied de l'accélérateur de temps en temps. "Il faut savoir donner la même importance au repos qu’au travail", explique Alex Soojung-Kim Pang, l’auteur du livre Et si on se reposait? Pourquoi on en fait plus quand on travaille moins. Le cerveau a en effet besoin des temps de repos pour traiter les informations, les classer et établir de nouvelles interconnexions: "Une pause bien conçue nous rend plus créatifs et plus productifs.»
La Méthode Pomodoro a été précisément conçue pour intégrer des pauses fréquentes. Cette méthode, mise au point par Francesco Cirillo, nécessite l’utilisation d’un réveil. Qui, au départ, était un réveil de cuisine en forme de tomate, ou pomodoro en italien, qu’il utilisait pour diviser le travail en segments de 25 minutes. Segments qu’il avait donc baptisés "pomodori". La marche à suivre est extrêmement simple:
- Formuler la tâche par écrit.
- Régler la minuterie sur 25 minutes.
- Travailler sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne, puis écrire un X sur un papier (pour compter les pomodori).
- Faire une courte pause (5 minutes).
- Démarrer le pomodoro
- Après quatre pomodori (soit 2 heures), faire une pause plus longue (15-20 minutes).
La médecine du travaille nous explique en effet que plusieurs petites pauses sont beaucoup plus efficaces et nous permettent de bien mieux récupérer que moins de pauses, mais plus longues. Mais pourquoi 25 minutes, précisément? Parce que "normalement, on peut se permettre de ne pas répondre à un appel ou à un e-mail avant 25 minutes", explique Francesco Cirillo. On peut donc, pendant ces 25 minutes, se concentrer pleinement sur la tâche en cours. Et cette concentration, associée à des pauses régulières, nous permet d'être plus productifs.
Mais la manière et le lieu où se déroulent ces pauses joue également un rôle. Ainsi, rompre le rythme et changer de cadre sera plus reposant que de prendre une pause en restant à sa place de travail. Allez dans une autre pièce ou, mieux encore, sortez prendre un peu l'air! Il vaut également mieux laisser votre smartphone sur votre bureau, pour éviter de regarder un écran pendant un moment. Et si vous en profitez pour aérer votre bureau, vous reviendrez au travail d'autant plus reposé et rafraîchi après votre pause.
Tous ces efforts en valent-ils la peine ?
Les créatifs vivent souvent selon la devise: «Les plans sont bons pour les imbéciles, les génies, eux, maîtrisent le chaos.» Peut-être. Mais même les créatifs peuvent trouver un vrai bénéfice à travailler dans un environnement structuré et ordonné, parce qu’il laisse plus de place à la créativité, précisément. Au final, le mieux est encore de découvrir vous-même ce qui vous convient le mieux: passez en revue les divers outils et les méthodes existante, choisissez-en un ou deux et testez-les en les mettant à l’épreuve dans votre travail quotidien. Le tri et l'évaluation demandent un certain effort, mais si, à long terme, cela vous aide à diminuer votre stress tout en vous permettant de travailler davantage, c'est un avantage non seulement pour votre bien-être mental, mais aussi pour le succès de votre entreprise de freelance.
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