Was ist ein Briefing?
Ein Briefing ist eine strukturierte Zusammenstellung aller relevanten Informationen, Anweisungen und, wenn vorhanden, Beispiele oder Referenzmaterialien. Es sorgt dafür, dass alle Beteiligten dieselbe Ausgangsbasis haben und die Erwartungen klar definiert sind.
Je präziser das Briefing, desto weniger Rückfragen gibt es – und desto geringer ist das Risiko von Fehlern, etwa durch die Verwendung ungeeigneter Fachbegriffe oder eines unpassenden Stils.
So erstellen Sie ein perfektes Briefing
Reicht es aus, die Zielsprache für den Übersetzungsauftrag anzugeben? Nein, damit ein Briefing als Basis für die exakte und wirkungsvolle Umsetzung Ihrer Inhalte dienen kann, gilt es, verschiedene Punkte zu bedenken. Dies sind die essenziellen Bestandteile eines Briefings:
1. Zweck und Zielgruppe:
Je klarer das Ziel definiert ist, desto besser lässt sich die Übersetzung auf Ihre Anforderungen zuschneiden. Darum ist Folgendes wichtig:
- Beschreiben Sie den Hauptzweck der Übersetzung (z. B. Marketingmaterial, Vertrag, Website-Inhalt).
- Geben Sie an, wie und wo der Text verwendet wird (z. B. online, Print, Social Media).
- Definieren Sie die Zielgruppe, um Tonalität und Terminologie optimal abzustimmen.
2. Stil und Tonalität:
Es macht einen Unterschied, ob Sie Übersetzungen für ein mittelständisches Unternehmen in der Bauwirtschaft oder für ein Start-up in der Kreativbranche in Auftrag geben. Inkludieren Sie folgende Informationen in Ihrem Briefing:
- Wünschen Sie einen formellen, informellen, technischen oder kreativen Stil?
- Senden Sie Textbeispiele mit, welche den gewünschten Stil gut veranschaulichen.
- Stellen Sie Stilrichtlinien zur Verfügung, sofern diese in Ihrem Unternehmen bestehen – wie Corporate Language, Wording-Vorgaben oder einen definierten Tone of Voice für Ihr Unternehmen.
3. Terminologie und Glossare:
Konsistenz ist entscheidend für eine professionelle Übersetzung:
- Stellen Sie Glossare mit firmenspezifischen Fachbegriffen bereit, sofern Sie über solche verfügen.
- Definieren Sie Begriffe, die vermieden oder bevorzugt werden sollten (Beispiel: Bitte den Begriff «Rentner» vermeiden, stattdessen von «Silver Ager» sprechen.).
- Weisen Sie auf bestimmte Formulierungen oder Schreibweisen hin.
- Übrigens: Bei wiederkehrenden Aufträgen kennt Ihre Stammübersetzerin, Ihr Stammübersetzer die entsprechenden Wordings und Bedürfnisse bereits. Eine gute Grundlage zu schaffen, macht sich somit doppelt bezahlt.
4. Referenzmaterialien:
Manchmal sagt ein Beispiel mehr als tausend Worte. Darum gelten folgende Empfehlungen:
- Fügen Sie frühere Übersetzungen oder ähnliche Dokumente an.
- Verlinken Sie auf Webseiten oder interne Ressourcen.
5. Format und technische Vorgaben:
Präzise Vorgaben erleichtern die Weiterverarbeitung:
- In welchem Dateiformat (z. B. Word, Excel, PDF) soll die Übersetzung geliefert werden?
- Gibt es Layout-Vorgaben oder Zeichenzahlbegrenzungen?
- Enthält der Text Bilder oder Grafiken? Möchten Sie diese auch übersetzen lassen?
- Gibt es Textteile, die nicht übersetzt werden sollen?
Tipp: Markieren Sie die Teile des Textes, die Sie übersetzen lassen möchten, gelb.
6. Zeitrahmen und Deadlines:
Durchdachte Zeitpläne tragen dazu bei, qualitative Arbeit zu gewährleisten:
- Setzen Sie eine realistische Frist, welche Raum für Rückfragen oder Korrekturschleifen lässt.
- Planen Sie sich genügend Zeit für die Qualitätskontrolle ein.
Beispiele für gute Briefings
Beispiel 1: Marketingtext für eine Produktpräsentation
- Zweck: Vorstellung eines neuen Produkts im B2B-Segment
- Zielgruppe: Fachleute im Bereich Maschinenbau
- Tonalität: fachlich, aber dennoch ansprechend
- Glossar: beinhaltet spezifische Begriffe wie «Drehmoment», «Wellenkupplung»
- Referenzmaterialien: vorherige Produktbroschüren
Beispiel 2: Juristisches Dokument
- Zweck: Übersetzung eines Vertragsdokuments zur internationalen Verwendung
- Zielgruppe: Juristen und Geschäftspartnerinnen
- Tonalität: präzise, förmlich
- Glossar: enthält rechtliche Begriffe wie «Vertragspartei», «Schiedsklausel»
- Format: Word-Datei, mit Kommentaroptionen zur Klärung
Häufige Fehler vermeiden
Damit Ihr Briefing effektiv ist, vermeiden Sie diese Stolpersteine:
- Unklare Anweisungen: Seien Sie so präzise wie möglich. Ein häufiges Problem sind vage oder fehlende Angaben, etwa zur Zielgruppe und zum Zweck. Vermeiden Sie Formulierungen wie «frei übersetzen», ohne den Rahmen zu definieren.
- Fehlende Konsistenz: Nutzen Sie standardisierte Vorlagen. Dies gilt besonders, wenn unterschiedliche Personen Briefings schreiben, wodurch es zu Inkonsistenzen kommen kann.
- Zu enge Deadlines: Planen Sie ausreichend Zeit ein, um die Qualität nicht zu gefährden. Knappe Fristen sind möglich – besprechen Sie diese am besten mit Ihrer Projektmanagerin, Ihrem Projektmanager von Apostroph.
Das perfekte Briefing: Fazit
Ein gutes Briefing ist das Fundament für eine hochwertige Übersetzung. Klare Vorgaben zu Zielgruppe, Stil, Terminologie und mehr helfen den Übersetzungsprofis, Ihre Inhalte präzise und wirkungsvoll zu übersetzen. Mit strukturierten Briefings lassen sich Missverständnisse vermeiden und die Effizienz lässt sich steigern. Sollten Sie Unterstützung bei der Erstellung eines Briefings benötigen, stehen Ihnen unsere Projektmanagerinnen und Projektmanager gerne mit ihrer Erfahrung zur Seite.
