Les erreurs apparaissent rarement lors du premier jet
De nombreuses entreprises investissent beaucoup de temps dans le premier jet du texte. Il est certes important de le faire. Mais les principales incertitudes arrivent généralement plus tard, lors des cycles de révision, des adaptations, de la traduction ou de la mise en page. Les écueils typiques sont :
- les différentes versions d’un même chapitre ;
- les passages de l’année précédente qui ne coïncident plus tout à fait avec l’année actuelle ;
- l’utilisation non uniforme de termes techniques ;
- les tournures évaluatives qui ne correspondent pas aux chiffres ;
- les retours tardifs des services spécialisés ;
- les modifications qui ne doivent pas être appliquées dans toutes les versions linguistiques ;
- les fichiers PDF finaux contenant des sauts de ligne et de page, liens ou tableaux avec des erreurs.
Un bon rapport de gestion ne nécessite donc pas uniquement des textes bien écrits. Il a aussi besoin d’un processus qualité linguistique clair.
La qualité commence par une approche commune
Avant de passer à la correction, à la traduction ou à la finalisation, il faut clarifier l’objectif du rapport. S’agit-il principalement de créer de la transparence, d’instaurer la confiance, de se positionner ou de présenter les exigences réglementaires ?
Le rapport doit-il aussi exposer la stratégie et les perspectives de façon compréhensible ?
Toutes ces considérations ont un impact sur la conception linguistique. La tonalité, la ligne directrice, les termes centraux, les propos sensibles et les groupes cibles pertinents doivent par conséquent être définis à l’avance. Il est donc possible de s’adapter en fonction du chapitre : un préambule de CEO peut adopter une tonalité plus personnelle qu’un commentaire financier, un chapitre dédié à la durabilité ne doit pas forcément sonner comme celui parlant de gouvernance.
Les divers articles individuels forment ainsi un rapport suivant une orientation perceptible.
Les chiffres et le texte doivent être sur la même longueur d’onde
Les rapports de gestion présentent des chiffres. Mais ces derniers parlent rarement d’eux-mêmes. Ils doivent alors être commentés, catégorisés et évalués. Cet aspect demande de faire preuve d’un soin particulier.
Les formulations telles que « a fortement augmenté », « a légèrement reculé », « a évolué de manière stable » ou « a dépassé les attentes » peuvent devenir problématiques si elles ne reflètent pas les indicateurs avec exactitude. L’exercice est encore plus exigeant lorsque ces formulations sont traduites : apporter une nuance trop positive ou trop négative peut changer le propos.
C’est pourquoi il vaut la peine d’effectuer une comparaison ciblée :
- Le texte, les tableaux et les graphiques disent-ils tous la même chose ?
- Les tournures évaluatives et les comparaisons avec l’année précédente correspondent-elles aux données ?
- Les propos sont-ils autant précis dans toutes les versions linguistiques ?
Cette comparaison constitue une étape essentielle de l’assurance qualité, surtout pour les rapports multilingues.
Considérer la terminologie et la traduction comme un tout
Les domaines d’activité, les fonctions, les organes, les programmes, les indicateurs et les normes de présentation des comptes reviennent souvent dans un rapport de gestion. Si les mentions de ces termes diffèrent, le rapport perd vite en cohérence, en particulier lorsque plusieurs versions linguistiques sont disponibles.
Cela concerne également le langage d’entreprise. Parle-t-on de « collaborateurs », d’« employés » ou de « salariés » ? Comment les titres de fonctions, les noms de segments ou les lignes de produits sont-ils écrits ? Les normes de présentation des comptes comme Swiss GAAP RPC, IFRS, US GAAP ou IPSAS amènent en outre leur propre terminologie.
Disposer d’un glossaire bien entretenu, des versions précédentes validées et d’une mémoire de traduction aide à utiliser les termes essentiels de manière cohérente. Cela fait gagner du temps et réduit le risque de rediscuter chaque année des mêmes formulations.
La traduction ne doit donc pas être reléguée à la toute fin du processus de production. La planifier suffisamment tôt et préparer la terminologie, les versions précédentes du rapport et le matériel de référence permet de réduire sensiblement les demandes de précisions, les corrections et les écarts entre les versions linguistiques.
Procéder aux modifications avec rigueur
La période précédant de peu la publication est souvent frénétique. Il serait donc tentant de communiquer les modifications au compte-gouttes : d’abord un chiffre, puis une phrase, puis encore une note de bas de page. Cependant, pour un rapport multilingue, cette méthode est risquée.
Il importe tout d’abord d’indiquer les statuts des textes de manière univoque : quels chapitres sont encore à l’état de brouillon, lesquels sont finalisés, lesquels seront corrigés et lesquels traduits ? Les passages repris de l’année précédente doivent également être classés entre ceux restant tels quels, ceux mis à jour et ceux écrits ex nihilo. Il faut par ailleurs convenir à l’avance des personnes compétentes pour répondre aux questions spécialisées et des personnes qui ont le droit de valider les modifications à quel échelon.
Les modifications doivent ensuite être livrées de la façon la plus groupée possible. Il convient de clarifier les points suivants :
- Qu’est-ce qui a été modifié et où ?
- La modification a-t-elle été validée par la personne compétente ?
- À quelle version linguistique s’applique-t-elle ?
Les corrections restent ainsi traçables et il est moins probable d’oublier des modifications dans une version linguistique.
En cas de grandes quantités de texte et de plusieurs versions linguistiques, mettre en place des interfaces directes entre le système de rédaction et le processus de traduction peut de plus contribuer à réduire les erreurs de transmission manuelles.
Le contrôle final doit se faire dans le format de publication
Il se peut qu’un rapport de gestion soit correct sur le document Word et contienne tout de même des fautes après la mise en page. Les traductions sont souvent plus longues ou plus courtes que le texte source. Les tableaux peuvent être décalés et les nouveaux sauts de ligne peuvent nuire à la lisibilité. Les liens, légendes des images, alternatives textuelles ou tables des matières sont également impactés lors de la mise en page.
Par conséquent, le contrôle final devrait toujours être réalisé dans le format dans lequel le texte est effectivement publié, par exemple un PDF imprimé, un rapport en ligne ou un PDF accessible. Lors de cette étape, il s’agit avant tout de vérifier les sauts de ligne et de page, les tableaux, les graphiques, les légendes des images, les liens, la navigation et la concordance des versions linguistiques.
Ce contrôle final du contenu et de la mise en page n’est pas une formalité. Il constitue la dernière mesure fiable pour prévenir des erreurs qu’on ne remarquerait sinon qu’après la publication.
Il est déjà temps de penser au prochain rapport
Une fois le rapport publié, il est utile de réaliser un bref débriefing : sur quels points y a-t-il eu des cycles de révision inutiles ? Quels termes ont fait l’objet de nombreuses discussions ? Quels processus de validation n’étaient pas clairs et que faudrait-il préparer plus tôt l’année suivante ?
En enregistrant des glossaires, guides stylistiques, versions finales, listes de corrections et enseignements de manière centralisée, vous disposez d’une bonne base sur laquelle vous appuyer pour le prochain rapport de gestion.
Conclusion : la fiabilité s’obtient en suivant le bon processus
La qualité d’un rapport de gestion s’établit bien avant la dernière phase de corrections. Des responsabilités clairement définies, une terminologie cohérente, des modifications approuvées et un contrôle final minutieux assurent une interaction réussie entre texte, chiffres et traductions dans toutes les versions linguistiques.
Les entreprises faisant rédiger, corriger ou traduire leur rapport de gestion ont besoin, outre d’une sensibilité linguistique, d’une expérience avec les processus de reporting, la terminologie spécialisée, les délais serrés et l’assurance qualité multilingue. Apostroph vous aide à identifier les risques liés à la langue en amont et à gérer les versions linguistiques en toute fiabilité jusqu’à la publication.
